[BoST Call, May 21, 7 pm GMT] - 2018 - PLAN Call #5

Open Conference Call of the OSCEdays Board Of Stewardship
Minimum quorum: 3
Duration: 90 minutes

Please confirm your participation @BoST


1 Introduction Round

How is everybody?
Are there new people? Let’s have a quick introduction round.
Reminder of roles and tasks: TO DO LIST
Note: We have to update the roles and tasks as soon as possible.

2 EU General Data Protection Regulation
Lars has started researching the implications for our main website and for our forum. We need to understand what changes, if any, are necessary to our ICT infrastructure. Do we need to change our privacy policy?
Deadline: May 25

3 June 2018 OSCEdays
Review cities/events/projects for June 2018. Check cities that participated in the past and contact them to see if they would return this year.

4 Video Communication Strategy
If Ricardo is available, we’ll work to finish the VIDEO

5 Get an answer on The Engineer competition (see Silvia’s latest post under OTHER EVENTS…)

6 Agenda for PLAN call June 18

1 Like

there are updates on the GDPR issue: Getting fit for the EU - "General Data Protection Regulation"

I will not be on the call, Seigo or Gien or somebody else will moderate. Please review the draft privacy policy and comment on it. Lars and I will check it after the call or the next day. We need to post it by May 24th, the latest. Thank you.

Hi, We were working with @seigorobinson on today’s issues. On points 3 and 4 i have some advances to comment.

I was talking with the cities that have worked at Osced in the last years in Colombia, Turin (Italy) and another couple of cities in Latin America.

Colombian cities will work during August and September in an academic activity during a meeting of the Lens network in which we will develop activities related to the water challenge, for which we are developing the possible parameters of the event, (in theory, there are 4 cities and 10 universities) we are only waiting for confirmation of some activities. in turin they are working with the 2016 team to carry out some activity for this year, only outside the June date. and there is a group from Bolivia that is going to travel to Europe (I have to confirm the dates well) and we talked about the possibility of participating or meeting with the osced organizing teams.

Regarding the video I am working on finalizing the last details for the render (I had a problem with the renderer I’m using (blender) and for some reason the program did not want to take the images, I’m reinstalling the package to see if I solve this.), I already have the pieces 1 and 2, which together with what we had reviewed in the last meeting that we saw, complete the theme, I am also making adjustments to improve the style of the video, to make it something like the following:

video 1 https://www.youtube.com/watch?v=7gUUtB3Cx7A
video 2 https://www.youtube.com/watch?v=6HrA8oHW2HE
video 3 https://www.youtube.com/watch?v=8sB8PAtq8Hc that I presented in the last meeting that I could be present.

Render style: https://www.google.com.co/imgres?imgurl=https%3A%2F%2Fimages.template.net%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2F02204950%2FIsometric-City-Map-Builder-Vector.jpg&imgrefurl=https%3A%2F%2Fwww.template.net%2Fdesign-templates%2Finspirational%2Fisometric-design%2F&docid=XLZt0yzNA84fZM&tbnid=RZO2pFfAC8SuMM%3A&vet=10ahUKEwid1tb_vpfbAhWquVkKHZn3DzQQMwh9KDcwNw..i&w=585&h=389&bih=794&biw=1600&q=isometric%20vector%20trend%20design&ved=0ahUKEwid1tb_vpfbAhWquVkKHZn3DzQQMwh9KDcwNw&iact=mrc&uact=8

Here’s a template for the GDPR-mail to the mailing list I copied and adapted from one of the many mail I got recently:

Hello ,

You may have heard about the new General Data Protection Regulation (“GDPR”), that comes into effect May 25, 2018. To help comply with GDPR consent requirements, we need to confirm that you would like to receive content from us.

We would like to keep informing you with news about our Open Source Circular Economy activieties and the yearly international and local OSCEdays.

We hope that our content is useful to you. If you’d like to continue hearing from us, please update your subscription settings clicking on the button below :slight_smile:

then follows a button (or link) to the mailchimp profile update.

As I don’t have access to the list I can’t send this out, but it looks pretty easy.

Further notes on ‘call’

Item 1: It was only Ricardo and me (Maike was briefly there too) so was not a formal call, just via chat.

Item 2: Our understanding was that Lars and Silvia had got a handle on the website and forum policies so we focused on reading up and discussing mailchimp mainly. The mailchimp guidance is useful and has easy to drop-in automated templates to request re-sign-ups and record all the consents required. This would also help to ascertain who is an ‘active’ user (as opposed to just sending an email saying here are the link to the updated policy which should be fine too). We don’t have access to the oscedays mailchimp (in fact I’m not even sure I get them) so couldn’t ‘action’.

Item 5: had some discussions via email on this. On review of the website, it looked like there is no funding attached and that it is focused for organisations that are developing one specific innovation so the sense was that it isn’t the right fit for OSCEdays.

Hi all,
the forum is not sorted out and it is by far the most complicated issue of all. Please. Someone should take some time and understand what we need to do. I posted one solution: Kick everyone out and delete all their data… But can we find another option?

I sent out the mailchimp data renewal mail. One down on the to do list.

1 Like

Do we have a way to contact all the forum subscribers at once? seems like we need to update our Data protection policy and inform every one (plus ideally get them to confirm their subscription). I got one today from freeyourstuff that is very elaborate, however only in German. Maybe we can make use of it:



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Aktualisiert am 22. Mai 2018 - Quellverweis: eRecht24 Datenschutzerklärung

1 Like

I’ve spent some time researching, not sure I’m finding anything more useful - below is my proposed solution - but I’m really not great with all this stuff.

I think the best methodology is similar to the one here. Effectively, do an export of all the forum users and dump it into a mailchimp list and tell folk of the policy updates (as per Lars’ generated one) and point people to it. I think that should cover the old forum users too, as well as the new.


-> Let’s move this discussion to here pls.