OSCE Association Member Meeting 08.12.2018


#1

Present were: @transitionmaike , @Qing

Topics

1. Organisational

  • charity status (Geminnützigkeit): Maike
  • account (which bank?): We suggest using this one: https://www.triodos.de/gemeinnuetzige . Qing + set up Paypal-account connected to it Maike
  • finances: membership fee: starting January 2019, mail to all founding members asking to transfer 25 Euros/ year as soon as we have an account Qing
  • finances: transfer of funds Maike contact through BoSt
  • finances: accounting (software: https://www.computerbild.de/download/WISO-Mein-Verein-365-7616110.html? Maike asks a lawyer friend who works with associations, Tax accountant every 3 years? Qing asks around to find a god one and how much this service costs):

current income:

  • Membership fee 8x 25 Euros= 200 Euros
  • transfer of remaining funds ?? Euros

current expenses:

  • registration 75 Euros
  • Notary ?? Euros
  • accounting software 50 Euros??
  • tax accountant ?? Euros
  • platform hosting: 480/year with DigitalOcean (Lars cancelled it - @Lars2i No, I did not. It runs. But is expensive ), free with Greenhost
  • Insurances? Which ones do we need? How much are they? (e.g. liability = Vereinshaftpflicht ca. 200 Euro) Maike will ask her friend (https://www.2k-verbandsberatung.de/)
  • application form: Maike
  • translation of statutes: Maike
  • Member list as protected file on the server: Maike
  • Business cards for BoSt and heads of local teams. @transitionmaike made a template:
    https://community.oscedays.org/t/bost-internal-documentation/6938

2. Platform:

  • tansfer of data and mail-adresses from oscedays.berlin to a new server: ask @huelfe
  • set up a back-up server through ReUse to store our data (oscedays.org) independently of our webhost
  • technical support: find sponsor to fund an IT-professional ??
  • re-launch: making the platform (community.oscedays.org) more accessible: apply for funding to pay a professional, form a website-team/ new thread in BoSt-section
  • financing technical support and re-launch: fundraising??

3. Role of the association

  • international coordination, funding, accounting? Which roles will the association take on? Put on BoSt agenda for January

TASKS

  • create a list of contact people for local teams (and keep it updated)
  • keep the platform running and up-to-date
  • support local teams in event organisation (open source guide to organizing circular events)
  • provide information templates for local fundraising (business card, leaflet/ text modules)
  • branding: who can use the label OSCE?
  • calendar: document which projects are currently going on/are being planned and where
  • keep an expert list for different countries (OSCE-abassadors) on specific topics and for OSCE in general, so they can represent OSCE and challenges for the circular future on conference/ media contacts etc. locally WITHOUT having to fly around the globe

OPEN QUESTIONS

  • where do people share their documentation? Can we host them and provide infrastructure for it (Domain currently hosted by Indiehoster)? Or should they only share links to their own website (which might be outdates and broken soon, frustrating people who are looking for information)?
  • How should we raise money for the technical infrastructure/ forum hosting? Local teams pay a free (sponsoring rate/ normal rate/ reduced rate)? Or sponsors (Which ones)?
  • can we have international members of the association (non-EU)? Maike will ask her friend

#2

Liebe Maike, Qing,
erstmal grosse entschuldigung das ich vergessen habe mich zu melden wegen member meeting am 08.12.
Meine Weiterbildung, die sehr intensiv und sehr interessant ist schon seit 9 monaten, hat meine pläne geendart.
Deshalb kann ich leider nicht aktive mitglied von OSCE sein. Aber ich bin bereit meinen teil von finanzielle verantwortung übernehmen (erste mitgliedsbeitrag usw.).

Open Source Circularity an die schon stehenden Partner und Vereine zu anknüpfen finde ich auch interessante Idee.

Viele Gruße
Nikusha

On Tue, Dec 11, 2018 at 2:03 PM Lars Zimmermann wrote:

Hi,

@Maike - ich habe das Topic im Forum erstmal in die Berlin-Kategorie
verschoben, da es in der bisherigen Kategorie für die meisten hier
verborgen war.

@Maike & @Qing - wenn ihr das Gefühl habt, es ist nicht genug Energie
jenseits von euch da, dann stellt man den Verein vielleicht doch erst
gar nicht auf. Ich kann im Moment nichts geben in den Verein an Zeit.
Ich denke, die meisten von uns haben große Lust, am Thema
weiterzuarbeiten. Aber es gibt jetzt ein interessantes Netzwerk an
Partnern und anderen Vereinen, die schon stehen und die man nicht selbst
zahlen und in die Welt bringen muss, und an die wir unsere Vorhaben zu
Open Source Circularity anknüpfen können.

Vielleicht ist das zum gegenwärtigen Zeitpunkt die bessere Entscheidung.

Außer wer anders meldet sich und sagt, hey klar, unbedingt, lasst den
Verein leben und damit direkt losarbeiten.

Viele Grüße,

Lars


Am 11.12.18 um 10:42 schrieb Maike Majewski:
> Liebe Mitglieder (und Alice in Vertretung für Laurence),
>
> das Protokoll unserer Mitgliederversammlung vom Samstag findet ihr im
> Forum:
> https://community.oscedays.org/t/osce-association-member-meeting-08-12-2018/6961
> Bitte lest es euch durch und kommentiert es bis Montag den 17.12. So
> wollen Qing und ich euch die Möglichkeit geben, eure Stimme
> beizutragen, weil wir leider nur zu zweit waren.
>
> Die Frage, die sich daraus ergibt ist: wollen wir den Verein
> tatsächlich noch? Lohnt es sich für Qing und mich, da noch weiter
> Arbeit und Geld reinzustecken, wenn dann von den meisten nicht einmal
> abgesagt wird bei einer Einladung zur Mitgliederversammlung (wir
> hätten der Termin ja verschieben können, wenn wir das gewusst hätten)?
> Für mich persönlich ist klar: ich habe keine Zeit für überflüssige
> Aktivitäten und stehe nur dann als Vorstand zur Verfügung, wenn mit
> diesem Verein, der nicht meine Idee war, tatsächlich etwas sinnvolles
> passiert. Und wenn wir die Aufgaben, die so ein Verein mit sich
> bringt, auf mehr Schultern zuverlässig verteilen. Ich war davon
> ausgegangen, dass wir das alles machen, weil ihr Gründungsmitglieder
> euch dabei etwas gedacht habt.
>
> DRINGEND: Für 2019 hatte ich für meinen Teil schon Pläne damit gemacht
> (siehe Anhang), die ich aber auch unter einem anderen Hut durchführen
> kann. Ich brauche den Verein nicht, muss dann aber von euch bitte auch
> bis kommenden Montag wissen, wie es weiter geht, damit ich das aus den
> Förderanträgen für das Apfelprojekt ggf. wieder rausnehmen kann.
>
> Die nächste Mitgliederversammlung findet turnusgemäß Ende Februar/
> Anfang März 2019 (ein Jahr nach Gründung) statt. Abhängig von euch
> wird es dabei entweder um die Zukunft der Plattform OSCE international
> und evtl. weitere Aktivitäten des Vereins gehen, oder um die Auflösung
> des Vereins (und die Frage, ob ich das dann auch alles allein zahlen
> soll).
>
> Im Januar soll es unabhängig davon im CRCLR ein Treffen geben, um über
> das Format für eine weitere Zusammenarbeit zum Thema OSCE zu sprechen,
> sei es als OSCEdays Berlin 2019 oder als irgendwas anderes (mit oder
> ohne OSCE e.V. als Struktur).
>
> Ich wünsche euch eine schöne Winterzeit,
> Maike

-- 
Lars Zimmermann | Open Circularity